30 ошибок при выборе офиса

08.08.2019 15:29

Выбор офиса оказывает непосредственное влияние на сотрудников, клиентов и итоговую прибыль бизнеса. Важно учесть все ключевые факторы и не допустить досадных ошибок.
1) Неправильное расположение
Местоположение определяет рынок привлеченных клиентов. Важно установить вашу целевую аудиторию и найти идеальное соотношение между удобством места для клиентов и вашими затратами.
Помимо этого, аренда офиса в Москве зачастую подразумевает под собой привязку к району. Если привязки к району нет, то можно расширить зону поиска.
2) Состояние объекта
Выбор здания, находящегося в аварийном состоянии, может увеличить расходы на техническое обслуживание и помешать клиентам выбрать вас. Внешний вид вашего офиса зачастую является отражением всего бизнеса. Это часть вашей идентичности и того, как вас воспринимает рынок. Даже если это будет стоить немного больше, вы, вероятно, увидите гораздо большую отдачу от своих инвестиций, если ваш офис выглядит привлекательно.
3) Поверхностная проверка состояния помещения
Недостаточно просто пройтись по офису и быстро оценить его состояние. Вам нужно все тщательно проверить. И вам нужно задать много вопросов.
Нужно ли будет проводить необходимый ремонт до вашего въезда? Достаточно ли розеток? Офис подключен к интернету? Все помещения отапливаются и проветриваются?
4) Время
Хорошие предложения не задерживаются на рынке долго. Не стоит рассчитывать на то, что удастся снять офис в кратчайшие сроки и с первого просмотра.
5) Несоответствие офиса вашим потребностям
Выбор офиса, оборудованного для предыдущего арендатора, изначально может показаться хорошим решением из-за местоположения и затрат на ремонт. Однако вскоре вы можете понять, что помещения слишком тесные, нет подходящего места для кухни или кладовой. Когда вы ограничены в своем выборе и пытаетесь сделать доступное пространство подходящим для ваших потребностей, это обычно не заканчивается хорошо. Вскоре у вас возникнут проблемы, которые, вероятно, приведут к переезду в конце срока аренды. Это влечет за собой целый ряд новых проблем, включая увеличение расходов, потерю некоторых существующих клиентов, а также затраты времени и средств на приобретение новых. В то же время, аренда готового офиса, оборудованного для схожего с вашим видом деятельности, при должном внимании ко всем деталям, может стать отличным выбором.
6) Неправильная оценка необходимого количества офисных площадей
Довольно распространенная ошибка. Например, поиск офиса в аренду в Москве зачастую влечет за собой множество сложностей и иногда компании ищут офис на вырост. Эта ошибка либо тратит деньги компании на неиспользуемые офисные площади, либо может препятствовать развитию бизнеса, потому что нет места для найма новых сотрудников.
7) Забыть о будущем расширении
Все владельцы бизнеса нацелены на рост. Однако офисные помещения зачастую выбираются исходя из своих текущих потребностей бизнеса. При аренде офиса важно думать о будущем. В конечном итоге вам может понадобиться арендовать второй офис, который обычно не является экономически эффективным способом ведения бизнеса и может подорвать сплоченность команды.
8) Дизайн
Есть мнение, что пока места достаточно, подойдет любое помещение вне зависимости от ремонта. Исследования доказывают, что хорошо спроектированные помещения помогают повысить производительность сотрудников и привлекательность для клиентов.
9) Попытка сделать все своими силами
Многие компании, пытаясь сократить расходы, стремятся выполнить все, начиная от дизайна интерьера и сборки мебели до технического обслуживания помещения, самостоятельно.
10) Искать самостоятельно или с агентом
Зачастую ошибки могут возникнуть еще до выбора помещения. Целесообразно ли искать помещение самому, в то время как многие агентства профессионально занимаются подбором офисной недвижимости в Москве? Если вы готовы снимать офис за рыночную цену, то стоит обратиться к посредникам. Если хотите сэкономить – ищите сами.
11) Субаренда
Необходимо уточнить, есть ли в договоре у посредника разрешение на субаренду, а также быть готовым съехать в любой момент.
12) Знакомство с соседями
У арендаторов соседних помещений можно узнать то, что вам не расскажет арендодатель.
13) Арендаторы-соседи
Разные виды бизнеса привлекают разных клиентов. Если вы ищете, где разместить офис серьезного страхового агентства или стоматологический кабинет, то, вероятно, аренда офиса в стиле лофт в общественном пространстве, ориентированном на подростков и молодежь, не самый лучший выбор. Клиенты соседей могут отпугнуть вашу целевую аудиторию.
14) Якорные арендаторы
Переезд в офис без якорных арендаторов, обслуживающих вашу целевую аудитория, может замедлить и ограничить рост вашего бизнеса, в то время как арендатор-сосед, оказывающий услуги, привлекательные для вашего клиента, дарит вам возможности для быстрого начала работы и устойчивого взаимовыгодного роста.
15) Низкая покупательная способность клиентов пространства
Не стоит пренебрегать тем фактом, что клиенты ваших соседей могут стать вашими клиентами. Однако, если их бюджет ограничен, вероятность привлечения падает.
16) Охрана
Особое внимание стоит уделить вопросу охраны офиса. Где находится пост охраны? Есть ли тревожная кнопка? Для клиентов нужно оформлять пропуск?
17) Слишком высокие затраты
Владелец почти каждого бизнеса хотел бы оказаться в совершенно новом здании на оживленной дороге в престижном районе, но давайте посмотрим правде в глаза, это стоит серьезных денег. На первых этапах нет никакого смысла пускать почти всю вашу выручку на арендную плату.
18) Недостаток парковочных мест
Одним из самых больших источников разочарования для клиентов и владельцев бизнеса является отсутствие достаточного количества парковочных мест. В вашем офисе должно быть достаточно места для парковки, чтобы вместить сотрудников и клиентов.
19) Удобство клиентов
Люди склонны к выбору услуг, находящихся в непосредственной близости к месту их проживания или работы. Еще лучше, когда они могут записаться на необходимые услуги, в одном и том же комплексе зданий.
20) Плохая поддержка арендаторов
Зачастую источником стресса для арендатора является отсутствие поддержки арендодателя в проведении ремонта и необходимой модернизации помещения.
21) Принятие решения на основе цены
Дешевле не всегда значит лучше. Во многих случаях выбор дешевого варианта в конечном итоге может стоить вам намного дороже.
22) Недооценка расходов, связанных с офисом
Большинство арендаторов сосредоточено на арендной плате и не видит других расходов. Не стоит забывать об оплате счетов за электричество, водо- и теплоснабжение, интернет, стоимости мебели, переезда, страхования.
23) Только работа!
Нельзя забывать о местах отдыха для сотрудников.
24) Переговоры
Арендодатели часто рассчитывают на то, что у арендаторов нет достаточного опыта, в связи с чем указывают неоправданно высокие цены. Если вы не торгуетесь и не задаете вопросы о бонусах, то, скорее всего, вам их и не предложат. Все условия аренды являются предметом переговоров.
25) Негибкий договор аренды
Негибкий договор может вынудить вас оставаться в уже неподходящем помещении до окончания срока аренды.
26) Подписание слишком короткого или слишком длинного договора аренды
Зачастую, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину, помещения сдают на 11 месяцев или 364 дня. По возможности в договоре следует закрепить за собой право преимущественной аренды помещения после того, как срок документа истечет.
27) Договор
Договор необходимо читать внимательно, в идеале вместе в юристом.
Перед подписанием договора нужно удостовериться, что адрес офиса совпадает с адресом документе на право собственности.
28) НДС
Иногда арендодатели указывают в договоре стоимость без учета НДС. В этом случае невнимательному арендатору приходится платить на 18% больше запланированного.
29) Пени
Обратите внимание на размер пени. Среднее значение по рынку составляет 0,1%.
30) Начать работы без договора
Ни в коем случае нельзя начинать делать ремонт, ввозить оборудование и въезжать в офис без договора.